Los datos quedan en la comunidad: la propuesta de Onzane para gestionar fincas

Una comunidad de propietarios genera a lo largo del año avisos de averías, actas, reservas de instalaciones, facturas y contratos con empresas de servicios. Esa información suele quedar repartida entre correos, llamadas y grupos de mensajería, y buena parte se pierde cuando cambia la junta o la empresa que presta un servicio. Sobre ese problema trabaja la plataforma presentada por una compañía con sede en Tomares (Sevilla).

La propuesta de Onzane consiste en un entorno único al que acceden residentes, juntas de gobierno, administradores de fincas, empleados y proveedores, cada uno con herramientas y permisos ajustados a su función. Según la empresa, la clave no está en ofrecer una aplicación para vecinos, sino en que todos los implicados trabajen sobre la misma información.

Los residentes cuentan con una aplicación desde la que reciben comunicados, consultan documentación, participan en encuestas y votaciones, reservan instalaciones, avisan de incidencias y gestionan determinados pagos. La compañía indica que el sistema está preparado para funcionar en doce idiomas, algo pensado para comunidades con vecinos de distintas nacionalidades. Los administradores disponen de un panel web con el que supervisan varias comunidades y organizan usuarios, permisos y operaciones.

El recorrido de una avería ilustra el planteamiento: el aviso de un vecino puede asignarse a un responsable, convertirse en una orden de trabajo e incorporar fotografías y pruebas de su resolución, quedando vinculado al proveedor, al contrato y a la instalación afectada. De ese modo, explica la empresa, una comunidad conserva el historial de un ascensor o de una bomba de presión y dispone de datos para planificar revisiones y valorar futuras actuaciones.

Los empleados utilizan la aplicación Onzane Staff, con la que organizan tareas, registran rondas, gestionan la paquetería y controlan la custodia de llaves. Los proveedores, por su parte, tienen un panel propio para recibir peticiones de oferta, gestionar trabajos, aportar documentación y tramitar la facturación; su alta para colaborar con las comunidades que usan la plataforma es gratuita, según la compañía.

El apartado de accesos permite administrar personas, vehículos, espacios y horarios, y trasladar los permisos digitales al entorno físico mediante integraciones con dispositivos compatibles, como cerraduras o lectores de matrículas. Así, una empresa de mantenimiento puede recibir una autorización temporal limitada al espacio en el que debe trabajar.

La contratación puede hacerla la propia comunidad sin cambiar de administrador de fincas, y los datos y procesos quedan ligados a la comunidad, lo que según la empresa facilita la continuidad cuando se renueva la junta o se sustituye una empresa de servicios. La implantación se realiza por fases —análisis de necesidades, importación de datos, configuración y formación— antes de invitar a los residentes, y una comunidad puede empezar solo por comunicación e incidencias. Con las cifras difundidas por la propia compañía, la plataforma supera las 700 comunidades conectadas y reúne más de 70.000 inmuebles, 75.000 residentes y 750 instalaciones gestionadas.